Personal Data Protection Notice

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Personal Data Protection Notice

This Personal Data Notice (“Notice”) describes how Khoo Chambers (a partnership incorporated under the laws of Malaysia with its place of business at 5A, Jalan Setiapuspa, Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur) uses your Personal Data.

By engaging Khoo Chambers to provide services or by interacting with Khoo Chambers either at our events, conferences, seminars, talks, or otherwise, or by using the Khoo Chambers website http://www.khoochambers.com (“Website”), you consent to the processing of your Personal Data by Khoo Chambers and all persons involved in the provision of services by Khoo Chambers.

In the event of any conflict between the English and other language versions, the English version shall prevail. Khoo Chambers shall have the right to modify, update, or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated Notice on the Website. By continuing to communicate with Khoo Chambers or by continuing to use Khoo Chambers’ services following the modifications, updates, or amendments to this Notice, this shall signify your acceptance of such modifications, updates, or amendments.

Collection of Personal Data

1. “Personal Data” means information about you which you have provided to Khoo Chambers, such as your name, address, telephone number, identification card number, email address, your personal preferences, particulars of your spouse or family members, and bank account information and any information which may identify you, your spouse, or family members that has been or may be collected, stored, used, and processed by Khoo Chambers from time to time.

2. In addition to the Personal Data you provide to Khoo Chambers directly (i.e., during your communications with Khoo Chambers and/or when you engage Khoo Chambers to provide services), Khoo Chambers may also collect your Personal Data from a variety of sources, including without limitation at any events, conferences, seminars, or talks organised or sponsored by Khoo Chambers and/or from the cookies used on the Website.

3. The provision of your Personal Data is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, Khoo Chambers may not be able to (i) communicate with you; (ii) provide you the services you require; or (iii) access certain sections of the Website where log in is required; and (iv) process your Personal Data for purposes related to your internship, pupillage, or potential employment with Khoo Chambers.

Purposes of Processing

4. Khoo Chambers may use and process your Personal Data for the purposes relating to the services you have requested and for the business activities of Khoo Chambers which shall include, without limitation:

(a) to communicate with you;

(b) to respond to questions and comments from you;

(d) to provide information to regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements, including disclosure to the Unclaimed Money Management Division of the Accountant General’s Department of Malaysia (“AGD”) of your information as required pursuant to the Unclaimed Moneys Act 1965 and its attendant regulations in the event of any unclaimed monies on your part;

(e) for Khoo Chambers to comply with its obligations under law, including compliance with laws relating to evidence;

and you agree and consent to Khoo Chambers using and processing your Personal Data in the manner as identified in this Notice.

Other purposes

5. Khoo Chambers may also use and process your data for other purposes such as:

(a) to send you materials such as newsletters, articles, write-ups, as well as other updates;

(b) to distribute information or details of events, seminars, conferences, and talks which may of interest to you;

(c) to send as potential referees to (i) editors/researchers in ranking legal publications and journals; (ii) potential clients who request for referees of past work in Requests for Proposals, tenders, submissions;

by way of email or mail.

6. If you do not consent to Khoo Chambers processing your Personal Data for the purposes listed in Section 5, please notify Khoo Chambers using the contact details stated in Section 9 below.

Transfer of Personal Data

7. As Khoo Chambers’ information technology storage facilities and servers may be located in other jurisdictions, your Personal Data may be transferred to, stored, used and processed in a jurisdiction other than Malaysia. Further, your personal data may be transferred out of Malaysia for the purposes as described in Section 5(c) where such ranking legal publications and journals and/or potential clients are located outside of Malaysia. You understand and consent to the transfer of your Personal Data out of Malaysia as described herein.

Disclosure to Third Parties

8. Khoo Chambers may engage other companies, service providers or individuals to perform functions on Khoo Chambers’ behalf, and consequently may provide access or disclose to your Personal Data to the third parties such as those listed below (not exhaustive):

(a) information technology (IT) service providers;

(b) data entry service providers;

(d) banks and financial institutions;

(e) insurance providers;

(f) any professional advisors and external auditors;

(g) regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements, including to the AGD for the purposes as described in Section 4 above.

Access & Correction Requests and Inquiries

9. Subject to any exceptions under applicable laws, you may at any time hereafter request : (i) for access to your Personal Data (ii) for correction or rectification of your Personal Data; (iii) to limit the processing of your Personal Data; or (iv) to seek further information from Khoo Chambers regarding the processing of your Personal Data by contacting:

Operations and Admin Manager

5A, Jalan Setiapuspa, Bukit Damansara,
50490 Kuala Lumpur

Email: khoo@khoochambers.com

Telephone No.: +603 2011 1796

10. In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, Khoo Chambers has the right to refuse your requests to access and/or make any correction to your Personal Data for the reasons permitted under law, such as where the expense of providing access to you is disproportionate to the risks to your privacy.

Notis Perlindungan Data Peribadi

Notis Data Peribadi ini (“Notis”) menerangkan bagaimana Khoo Chambers (sebuah firma perkongsian yang diperbadankan di bawah undang-undang Malaysia dengan alamat perniagaannya di 5A, Jalan Setiapuspa, Bukit Damansara, 50490 Kuala Lumpur) menggunakan Data Peribadi anda.

Dengan melantik Khoo Chambers untuk menyediakan perkhidmatan atau berhubung dengan Khoo Chambers sama ada di acara, persidangan, seminar, ceramah, atau selainnya, atau menggunakan laman web Khoo Chambers http://www.khoochambers.com (“Laman Web”), anda bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi anda oleh Khoo Chambers serta semua individu yang terlibat dalam penyediaan perkhidmatan oleh Khoo Chambers.

Jika terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi dalam bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai. Khoo Chambers berhak mengubah suai, mengemas kini, atau meminda terma-terma Notis ini pada bila-bila masa dengan memaparkan Notis yang telah dikemas kini di Laman Web. Dengan terus berkomunikasi dengan Khoo Chambers atau terus menggunakan perkhidmatan Khoo Chambers selepas sebarang pengubahsuaian, pengemaskinian, atau pindaan kepada Notis ini, tindakan tersebut akan dianggap sebagai penerimaan anda terhadap pengubahsuaian, pengemaskinian, atau pindaan tersebut.

Pengutipan Data Peribadi

1. “Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda yang telah anda berikan kepada Khoo Chambers, seperti nama, alamat, nombor telefon, nombor kad pengenalan, alamat e-mel, pilihan peribadi anda, butir-butir pasangan atau ahli-ahli keluarga anda, maklumat bank akaun, dan sebarang maklumat yang boleh mengenal pasti anda, pasangan anda, atau ahli-ahli keluarga anda yang telah atau akan dikumpul, disimpan, digunakan, dan diproses oleh Khoo Chambers dari semasa ke semasa.

2. Selain daripada Data Peribadi yang anda berikan kepada Khoo Chambers secara langsung (contohnya apabila anda berkomunikasi dengan Khoo Chambers, apabila melantik Khoo Chambers untuk menyediakan perkhidmatan, atau semasa mengemukakan borang permohonan, ‘curriculum vitae’, dan resume anda), Khoo Chambers juga mungkin mengumpul Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber, termasuk tetapi tidak terhad kepada mana-mana acara, persidangan, seminar, atau ceramah yang diatur atau ditaja oleh Khoo Chambers dan/atau daripada kuki yang digunakan di Laman Web.

3. Pemberian Data Peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, jika anda tidak memberi Data Peribadi anda, Khoo Chambers mungkin tidak dapat (i) berkomunikasi dengan anda; (ii) menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan; (iii) mengakses bahagian tertentu pada Laman Web sekiranya log masuk dikehendaki; atau (iv) memproses Data Peribadi anda untuk tujuan berkaitan dengan mana-mana peluang latihan amali, latihan dalam kamar, atau penggajian dengan Khoo Chambers.

Tujuan Pemprosesan

4. Khoo Chambers boleh menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan yang berkaitan dengan perkhidmatan yang anda minta, serta untuk aktiviti-aktiviti perniagaan Khoo Chambers termasuk, tetapi tidak terhad kepada:

(a) Untuk berkomunikasi dengan anda;

(b) Untuk menjawab soalan-soalan dan ulasan anda;

(d) Untuk tujuan pentadbiran dalaman;

(e) Untuk memberi maklumat kepada pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan, termasuk pendedahan maklumat anda kepada Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut dari Jabatan Akauntan Negara Malaysia seperti yang dikehendaki menurut Akta Wang Tak Dituntut 1965 dan peraturan-peraturannya, sekiranya terdapat apa-apa wang yang tidak dituntut oleh anda;

(f) Untuk Khoo Chambers mematuhi kewajibannya di bawah undang-undang.

dan anda bersetuju serta mengizinkan Khoo Chambers untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda mengikut cara sebagaimana yang dikenalpasti dalam Notis ini.

Tujuan Selainnya

5. Khoo Chambers juga boleh menggunakan dan memproses data anda untuk tujuan selainnya, seperti:

(a) Untuk menghantar bahan-bahan kepada anda seperti surat berita, artikel, penulisan, serta pengemaskinian lain;

(b) Untuk mengedar maklumat atau butir-butir acara, seminar, persidangan, dan ceramah yang mungkin anda minati;

(c) Untuk menghantar sebagai calon perujuk kepada (i) editor/penyelidik penerbitan dan jurnal undang-undang bertaraf; (ii) pelanggan berpotensi yang meminta perujuk bagi kerja terdahulu dalam permohonan untuk cadangan, tender, atau penyerahan;

melalui e-mel atau mel.

6. Jika anda tidak bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi anda untuk tujuan yang disenaraikan dalam Seksyen 5, sila maklumkan kepada Khoo Chambers menggunakan butiran hubungan yang dinyatakan dalam Seksyen 9 di bawah.

Pemindahan Data Peribadi

7. Oleh kerana kemudahan simpanan teknologi maklumat dan pelayan mungkin terletak di bidang kuasa lain, Data Peribadi anda mungkin dipindahkan, disimpan, digunakan, dan diproses di bidang kuasa selain daripada Malaysia. Selanjutnya, Data Peribadi anda mungkin dipindahkan ke luar Malaysia untuk tujuan yang diperihalkan dalam Seksyen 5(c) jika penerbitan dan jurnal undang-undang bertaraf dan/atau pelanggan-pelanggan berpotensi berada di luar Malaysia. Anda memahami dan bersetuju dengan pemindahan Data Peribadi anda ke luar Malaysia sebagaimana yang diperihalkan di sini.

Pendedahan kepada Pihak Ketiga

8. Khoo Chambers mungkin melantik syarikat, penyedia perkhidmatan, atau individu lain untuk menjalankan fungsi bagi pihak Khoo Chambers. Oleh itu, Khoo Chambers mungkin memberikan akses atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak ketiga seperti senarai tidak terhad berikutnya:

(a) Penyedia perkhidmatan teknologi maklumat (IT);

(b) Penyedia perkhidmatan kemasukan data;

(d) Bank dan institusi kewangan;

(e) Penyedia insurans;

(f) Sebarang penasihat profesional dan juruaudit luar;

(g) Pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan, termasuk Jabatan Akauntan Negara Malaysia untuk tujuan seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 4 di atas.

Akses & Permohonan Pembetulan dan Pertanyaan

9. Tertakluk kepada sebarang pengecualian di bawah undang-undang yang diguna pakai, anda boleh pada bila-bila masa selepas ini memohon akses kepada, atau memohon pembaikan dan pembetulan Data Peribadi anda, atau memohon pengehadan pemprosesan Data Peribadi anda, atau memohon maklumat lanjut berkenaan pemprosesan Data Peribadi anda daripada Khoo Chambers dengan menghubungi:

Ketua Pegawai Operasi dan Pentadbiran

5A, Jalan Setiapuspa, Bukit Damansara,
50490 Kuala Lumpur

E-mel: khoo@khoochambers.com

No. Tel.: +603 2011 1796

10. Mengenai hak anda untuk mengakses dan/atau membetulkan Data Peribadi anda, Khoo Chambers berhak menolak permohonan anda untuk mengakses dan/atau membuat pembetulan pada Data Peribadi anda atas alasan-alasan yang dibenarkan oleh undang-undang, contohnya jika kos yang terlibat dalam pemberian akses tidak seimbang dengan risiko terhadap privasi anda.